No primeiro artigo da série Gestão de Covenants em Contratos de Financiamento, explicamos o que são os Covenants em contratos de financiamento e por que monitorá-los é essencial para garantir a segurança financeira de projetos e a transparência na relação entre empresas e credores.
Agora, avançamos para o próximo passo: Como estruturar um processo eficiente para gerir todos esses Covenants na prática?
A gestão de Covenants exige muito mais do que controlar prazos e documentos. Envolve organização, definição de processos, alinhamento entre áreas internas e, principalmente, o uso de tecnologia adequada para evitar erros, perdas de prazo e riscos contratuais.
Neste novo artigo, vamos apresentar as etapas fundamentais para implementar essa gestão de forma estruturada e profissional, com base na experiência da UNA em contratos que somam bilhões de reais em operações financiadas.
Quais as 4 etapas essenciais para implementar a gestão de Covenants?
Para que a gestão de Covenants seja realmente eficiente e sustentável no longo prazo, é necessário estruturar um processo bem definido, envolvendo pessoas, processos e tecnologia desde o início. Abaixo, detalhamos as etapas fundamentais:
1. Formação de um time dedicado
Implementar um projeto de gestão de Covenants exige foco e dedicação. Por isso, é essencial definir um responsável ou equipe exclusiva para tocar o processo. Esse time deve contar com o patrocínio da alta gestão, já que os covenants envolvem diversas áreas da empresa e precisam de alinhamento interno constante.
2. Mapeamento de todos os contratos e obrigações
O primeiro passo prático é mapear todos os contratos de financiamento ativos, identificando claramente todas as obrigações previstas, as respectivas datas de entrega, periodicidade e responsáveis por cada uma delas.
Esse trabalho exige conhecimento técnico: contratos de financiamento costumam ter redações complexas, aditivos, garantias e cláusulas que podem passar despercebidas por quem não está habituado a esse tipo de documento. Além disso, algumas obrigações podem estar descritas de forma subjetiva, exigindo interpretação detalhada e conhecimento da legislação aplicável.
Identificação de restrições e comunicação às áreas envolvidas
Além das obrigações formais, é fundamental identificar os chamados “Covenants Negativos”, restrições contratuais que limitam certas ações da empresa, como vender ativos ou substituir fornecedores sem anuência prévia do credor.
Essas informações precisam ser comunicadas claramente a todas as áreas da empresa que possam impactar essas decisões, evitando descumprimentos por desconhecimento.
Documentação e atualização contínua
Todo o mapeamento de contratos, obrigações, prazos e responsáveis deve ser documentado de forma clara e acessível para todos os envolvidos. Muitas empresas iniciam esse processo em planilhas e pastas compartilhadas, mas rapidamente percebem as limitações desse modelo.
Além disso, é fundamental manter essa documentação sempre atualizada, incluindo novos contratos, aditivos ou alterações nos processos internos.
3. Treinamento e comunicação contínua
Garantir que todas as áreas da empresa tenham pleno conhecimento dos Covenants aplicáveis é parte essencial do processo. Isso inclui treinamentos regulares, integração de novos colaboradores e disponibilização de ferramentas que facilitem a consulta de cláusulas e obrigações.
Ter um sistema organizado para esse tipo de consulta reduz tempo, evita erros e aumenta a assertividade na tomada de decisão.
4. Acompanhamento periódico
Por fim, é necessário definir um responsável por acompanhar as entregas de obrigações e atuar como ponto focal tanto para as áreas internas quanto para os credores.
Esse acompanhamento deve incluir relatórios periódicos para a gestão, informando sobre a situação das entregas, eventuais atrasos ou riscos relacionados ao não cumprimento de cláusulas contratuais.
Melhores práticas para garantir uma gestão eficiente de Covenants
Além de seguir as etapas básicas, existem três pontos essenciais que diferenciam uma gestão de covenants apenas funcional de uma gestão realmente eficiente, capaz de gerar segurança e valor no longo prazo para a empresa:
1. Ser abrangente
Uma gestão de covenants eficiente não se limita a controlar apenas um ou outro contrato isolado. É fundamental mapear todos os contratos de financiamento da empresa, aditivos, garantias e outros documentos que possam impactar direta ou indiretamente o cumprimento de obrigações.
Da mesma forma, o processo não deve ficar restrito à área financeira ou jurídica: todas as áreas responsáveis por alguma entrega, restrição ou ação ligada aos covenants precisam estar integradas à rotina de gestão.
2. Pensar no longo prazo
Contratos de financiamento costumam ter prazos longos, frequentemente superiores a 10 anos, e o sistema de gestão de covenants deve ser pensado para longos períodos. No decorrer do tempo, é natural que ocorram mudanças de pessoas, de gestão e até de estrutura organizacional.
Por isso, é importante estruturar mecanismos que assegurem a continuidade do conhecimento, mesmo com trocas de equipe. Definir políticas, processos formais, ferramentas de controle e rotinas de treinamento é essencial para manter a consistência ao longo do tempo.
3. Utilizar tecnologia a favor da gestão
Planilhas e controles manuais podem funcionar no início, mas à medida que a empresa cresce ou lida com operações mais complexas, as limitações ficam evidentes. Utilizar tecnologia permite organizar as informações de forma centralizada, padronizar processos, automatizar cobranças, reduzir erros operacionais e agilizar consultas e auditorias.
Além disso, soluções especializadas ajudam a garantir que prazos não sejam perdidos e que nenhuma obrigação importante fique de fora do radar da empresa.
Foi pensando exatamente nesses pontos que a UNA desenvolveu sua própria ferramenta de gestão de covenants, baseada em anos de experiência no acompanhamento de contratos de financiamento de grande porte.
Achou complexo? Não se preocupe. A UNA implementa a gestão de covenants para você, com tecnologia, método e experiência, evitando perdas de prazo, riscos desnecessários e retrabalho para sua equipe.
UNA Covenants: tecnologia e experiência aplicada à gestão de contratos
A UNA transformou todo o conhecimento adquirido em dezenas de bilhões de reais em operações financiadas em uma solução prática, desenvolvida para atender de forma direta as principais necessidades de quem lida com a gestão de covenants.
A ferramenta UNA Covenants oferece uma estrutura completa para organizar, acompanhar e automatizar todas as etapas do processo, incluindo:
- Cadastro organizado de todos os covenants
Integra todos os contratos da empresa em uma única plataforma, permitindo visualização consolidada e evitando que obrigações se percam. - Follow-up e entrega de obrigações
Automatiza lembretes, prazos e processos de follow-up, reduzindo o trabalho manual e o risco de erros operacionais. - Segregação de acessos
Cada área ou departamento visualiza apenas os covenants sob sua responsabilidade, garantindo segurança e organização da informação. - Histórico e log de auditoria
Toda a movimentação é registrada, facilitando processos de auditoria e conferência. - Dataroom inteligente
Além de toda documentação contratual, arquiva todas as documentações apresentadas como evidência do cumprimento de covenants, facilitando consultas e auditorias futuras. - Dashboards intuitivos
Oferece painéis de controle com estatísticas claras e dados atualizados, permitindo agir de forma proativa em casos de risco ou descumprimento.
A solução UNA Covenants foi pensada para atender tanto empresas financiadas quanto credores que buscam mais eficiência e segurança na gestão de contratos.
Conclusão
A gestão eficiente de covenants é um dos pilares para garantir segurança, transparência e continuidade em contratos de financiamento de longo prazo. E, como vimos ao longo deste artigo, implementar esse controle exige muito mais do que organização manual: é preciso método, planejamento, integração entre áreas e tecnologia.
Com o UNA Covenants, sua empresa pode estruturar essa gestão de forma prática e segura, aproveitando toda a experiência da UNA na estruturação, monitoramento e controle de contratos complexos.
Se quiser conhecer a ferramenta na prática, fale com o nosso time. Agende uma demonstração personalizada.
Gostou deste artigo?
Continue acompanhando a nossa série. No próximo artigo, vamos abordar:
“Principais erros que as empresas cometem no controle de covenants e como evitá-los.”
Siga a UNA nas redes sociais e não perca os próximos conteúdos.